אם אתן לא עובדות עם יומן עדיין או אם אתן עובדות באופן חלקי ולא מסודר- תתחילו עם זה:

1. הגדרת משימות/ מטלות- תגדירו משימות בצורה מדוייקת ומובנת. מומלץ לפשט ולפרק את המשימות לחלקים קטנים וממוקדים (משימה מסובכת ומורכבת הופכת כך למוחשית וברת השגה)
2. הגדרת משך הזמן שנדרש לביצוע המשימה ודד ליין לסיומה. כבעלי מקצוע מנוסים אנו לומדים את סדרי הגודל של הזמן שלוקח לבצע כל משימה. ככל שנתמיד בעדכון היומן- כך נוכל לעקוב אחרי הדברים ונדע להגדיר לוחות זמנים מדוייקים יותר ויותר.
3. תיעדוף המשימות- מכירים את משל האבנים הגדולות? עשו קודם את המשימות הדחופות ביותר. זה חשוב כדי לעמוד בזמנים (לא מקצועי ולא נעים לאחר בזמנים שהבטחנו ללקוח/ לעצמנו) וגם כדי לחסוך מאיתנו רגשות לחץ וחרדה. אני אוהבת את ההבחנה בין דחוף/ לא דחוף וחשוב/ לא חשוב אבל זה כבר לפעם אחרת…
4. שיבוץ המשימות ביומן– בעידן היומנים הדיגיטליים פחות ופחות משתמשים ביומני נייר… אני אוהבת לעבוד במקביל. בכל אחד מהאמצעים אני מציעה לעבוד בשיטת הקוביות- לסגור ביומן קובייה לכל משימה, בשעה וביום המתאים ולמשך הזמן הנחוץ לסיומה (משימות ארוכות ייסגרו כמה קוביות). לכל תחום ביחרו צבע שונה כך שתוכלו להבחין בקלות בין הקבוצות השונות (משימות משפחתיות, פגישות מחוץ לבית/משרד, זמן מחשב וכו')
5. גמישות ושינויים- היומן הוא בסיס מצויין להתנהלות אבל הוא גם מהווה בסיס לשינויים כי החיים, כמו החיים, לפעמים מייצרים בלת"מים ומשימות שלא צפינו. מציעה לכם לפתח את שריר הגמישות ולנוע בהתאם.
6. אחרון חביב ולא פחות חשוב- תתמידו! בלי התמדה כל הרעיון של יומן ככלי לניהול זמן, כמסגרת מחייבת וככלי לשיפור היעילות פשוט יתפספס